المهارات الأساسية لكتابة محضر الجلسات
تعتبر كتابة محضر الجلسات أحد المهارات الهامة التي يجب على موظفي الإدارة وكُتاب المحاضر إتقانها، فهي مهارة تضمن تدوين وتوثيق جميع ما دار في الاجتماع بشكل دقيق ومحايد، وذلك من أجل الحفاظ على سجل رسمي لوقائع الجلسة، ولضمان استمرار الأعمال ولعرضها عند الحاجة.
مهارات كتابة محضر الجلسات
{
|}
هناك مجموعة من المهارات الأساسية الواجب توافرها لدى كاتب محضر الجلسات، والتي تضمن إنتاج محاضر دقيقة ومفيدة وسهلة القراءة، نذكر منها:
1. مهارات الاستماع والتركيز
يجب على كاتب المحضر أن يكون لديه القدرة على الاستماع والتركيز جيدًا طوال مدة الجلسة، فهذا يساعد على تدوين الملاحظات الدقيقة والشاملة، كما يجب أن يتحلى كاتب المحضر بالصبر والانتباه وعدم الارتباك عند تدوين الملاحظات.
2. مهارات الملاحظة والتدوين
يعتمد كاتب المحضر على مهارات الملاحظة والتدوين كمهارات أساسية في عمله، فعليه أن يُركز على جميع المداخلات والنقاشات والقرارات المتخذة، وتدوينها في ملاحظاته بشكل مُنظم ومُختصر ومحايد.
3. مهارات الكتابة والتعبير
يجب أن يتمتع كاتب المحضر بمهارات كتابة وتعبير جيدة، حيث يتعين عليه إعادة صياغة الملاحظات التي دونها في محضر الجلسة بشكل رسمي ومتسق، مع مراعاة قواعد اللغة والنحو والإملاء.
4. مهارات التلخيص والدقة
على كاتب المحضر أن يمتلك مهارات تلخيص جيدة تمكنه من اختصار المعلومات الرئيسية والنقاط المهمة التي تمت مناقشتها في الجلسة، دون المساس بدقة المعلومات. كما يجب أن يتحلى كاتب المحضر بالدقة في تدوينه للملاحظات والمعلومات.
5. مهارات إدارة الوقت والتنظيم
يجب على كاتب المحضر أن يتحلى بمهارات إدارة الوقت والتنظيم، حيث يتعين عليه إعداد جدول زمني والتوقيت المناسب لبدء الجلسة وإنهائها وتوزيع وقت المناقشات بالتساوي بين الحضور.
6. معرفة أجندة الاجتماع
{
|}
يجب على كاتب المحضر أن يكون على دراية بأجندة الاجتماع قبل بدء الجلسة، وذلك ليكون مُلمًا بالموضوعات التي سيتم مناقشتها، وبالتالي يستطيع متابعة النقاشات وتسجيل الملاحظات اللازمة.
{
|}
7. مهارات العمل الجماعي
{
|}
يجب على كاتب المحضر أن يتحلى بمهارات العمل الجماعي، حيث يتعين عليه التعاون مع أعضاء الجلسة والمنظمين لتوضيح أي نقاط غامضة أو غير مفهومة في الملاحظات التي دونها، كما عليه أن يُرسل مسودة المحضر للمراجعة النهائية قبل المصادقة عليه.
خاتمة
مهارات كتابة محضر الجلسات مهارات مهمة تضمن تدوين وتوثيق جميع ما دار في الاجتماع بشكل دقيق ومحايد، وتساعد المديرين والمنظمين على اتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على المعلومات المدونة في المحضر. لذلك، من الضروري على موظفي الإدارة وكُتاب المحاضر إتقان هذه المهارات لضمان فاعلية الاجتماعات واستمرارية الأعمال.
